Tips voor een eenvoudig gesprek

Is het gesprek eenvoudig of praktisch? Moet je bijvoorbeeld een afspraak maken, of heb je alleen administratieve vragen? Bekijk onderstaande mogelijkheden.

Spreekt de hulpvrager al wat Nederlands?

Spreek Duidelijk Nederlands (eventueel met behulp van visuele ondersteuning of een vertaalapp).

Spreekt de hulpvrager geen Nederlands, maar kunnen jullie communiceren in een andere taal? 

Spreek de gemeenschappelijke taal (eventueel met behulp van visuele ondersteuning).

Spreken jullie geen gemeenschappelijke taal, maar is er wel een meertalige collega aanwezig die kan helpen?

Schakel je collega in.

Kan de hulpvrager geen of onvoldoende Nederlands, is er geen andere gemeenschappelijke taal, en ook geen collega die kan helpen?

Contacteer een telefoontolk.

Spreken jullie geen gemeenschappelijke taal en is er geen collega of sociaal tolk die kan helpen? 

Vraag aan de hulpvrager om een familielid of kennis mee te brengen die het gesprek kan vertalen.

    Wat is Duidelijk Nederlands?

    Je communiceert in Duidelijk Nederlands als je duidelijk spreekt en schrijft, en je taalgebruik aanpast aan het taalniveau van je publiek.

    Raadpleeg de checklist Duidelijk Nederlands spreken

    Tips

    Probeer in samenspraak met de hulpvrager te beslissen hoe jullie communiceren. Leg de verschillende opties voor, en bespreek samen hoe jullie het aanpakken. Als je een tussenpersoon inschakelt, leg dan uit wat de bedoeling is. Maak een brochure met belangrijke informatie en laat die in de meest voorkomende talen vertalen.

    Noteer de informatie over de talenkennis en de manier waarop je communiceert in het dossier van de hulpvrager, zo kunnen je collega’s later snel te weten komen hoe er meestal met deze persoon gecommuniceerd wordt.

    Lukt het niet om kwaliteitsvol te communiceren? Maak zo snel mogelijk een nieuwe afspraak met gepaste ondersteuning.

    Niet begrepen worden kan heel frustrerend zijn, zeker als het om een noodsituatie gaat. Probeer zelf kalm te blijven als je merkt dat de hulpvrager ongeduldig of boos wordt. Stel hem* gerust met je gezichtsuitdrukking en lichaamstaal.

      Let op

      Zet geen minderjarige kinderen in als tolk voor de ouders. Dat legt te veel verantwoordelijkheid op hun schouders.

      Vermijd schriftelijke communicatie als de hulpvrager niet kan lezen. Lees meer over laaggeletterdheid.

        SOS: We begrijpen elkaar niet

        Je merkt dat de hulpvrager toch minder goed Nederlands spreekt dan je eerst dacht? Of je hebt te maken met een crisissituatie en geen tijd om een tolk te boeken?

        • Is het dringend? 

        Probeer een telefoontolk te bereiken. Anders kan je iemand in het netwerk van de hulpvrager zoeken die voor je kan tolken. Laat de persoon eventueel bellen naar een familielid of kennis en communiceer via hem*. Wees wel altijd waakzaam met de informatie die je deelt.

        • Is het niet dringend? 

        Rond het gesprek af. Maak duidelijk dat de communicatie niet lukt en dat je een nieuwe afspraak wil maken met de gepaste ondersteuning. Gebruik eventueel een vertaalapp.

          Huisbezoek

          Bij een huisbezoek heb je niet altijd de middelen bij de hand om de communicatie te vergemakkelijken. Daarom bereid je je het best zo goed mogelijk voor. Enkele tips:

          • Probeer voor je bezoek te weten te komen welke talen de hulpvrager spreekt. Voorzie eventueel op voorhand een sociaal tolk (via de telefoon of ter plaatse).
          • Installeer een goede vertaalapp op je smartphone.
          • Maak samen met je meertalige collega’s lijsten van veelvoorkomende termen en zinnen. Neem die lijsten altijd mee als je op pad gaat.
          • Als je merkt dat de communicatie niet vlot verloopt, zet het gesprek dan stop en gebruik een ander hulpmiddel. Maak desnoods een nieuwe afspraak.

          Snelmenu

          *De mannelijke vorm (hij, zijn …) is genderneutraal bedoeld.